Das erste Meeting. Ein kleiner Schritt für Sie, ein großer für das neue Projekt, das dabei angestoßen wird.

Wir wählen an dieser Stelle ganz bewusst die Worte von Neil Armstrong, denn ein Kick-Off Meeting ist nicht irgendein Meeting. Es legt den Grundstein für zukünftige Stunden im Arbeitsalltag und diktiert die Stimmung, mit der neue Aufgaben angegangen werden. Kein Wunder, dass Kick-Off Meetings ein elementarer Gradmesser für den weiteren Erfolg eines Projekts sind.

Doch wie schafft man es, eine Versammlung mit Mitarbeitern und Kunden zu etwas Besonderem werden zu lassen und so alle Beteiligten positiv einzustimmen? Wir stellen Ihnen einige Ideen für Kick-Off Meetings vor, mit denen Ihnen das garantiert gelingen wird.

Was ist eigentlich ein Kick-Off Meeting?

Jedes neue Projekt hat seinen Anfang und nicht selten geschieht dieser in Form eines Kick-Off Meetings. Der englische Begriff erfreut sich zunehmender Beliebtheit und wird für jene Art von Versammlungen verwendet, die als Auftakt eines neuen Unterfangens stattfinden. Sprich, ein Kick-Off Meeting ist der Startschuss eines Projekts und leitet meist die aktive Phase der Arbeit ein.

Es gibt verschiedene Varianten von Kick-Off Veranstaltungen. Allgemein versteht man darunter ein Meeting aller Projektbeteiligten, wie beispielsweise verschiedener Teams, deren Vorgesetzte sowie externe Auftraggeber bzw. Kunden. Doch schon vor dieser Hauptversammlung kann eine kleinere Runde im firmeninternen Rahmen zur Vorbereitung stattfinden. Solche Team-Meetings entsprechen ebenso den Kriterien eines Kick-Off Meetings. Auch sind mehrere Events, immer zu Beginn von verschiedenen Projektphasen denkbar.

Charakteristisch ist in jedem Fall, dass ein solches Treffen immer eine neue Etappe einleitet und damit vor dem Beginn der eigentlichen Arbeit am Projekt stattfindet. Der Grund dafür liegt in den Zielen eines Kick-Off Meetings:

Welchen Zweck erfüllen Kick-Off Meetings?

Präsentation des Projekts

Es mag banal klingen, aber Kick-Off Meetings sind eine tolle Gelegenheit, um Mitarbeitern und Kunden effektiv vor Augen zu führen, was genau passieren wird. All die ersten Ideen, Konzepte und Planungsvorschläge laufen bei dieser Veranstaltung zu einem Ganzen zusammen und die Vision wird so für alle greifbar.

Kennenlernen

Gerade bei Teams, die ortsunabhängig oder in neuer Zusammensetzung arbeiten, sind Kick-Off Meetings eine dankbare Gelegenheit, um sich besser kennenzulernen. Vor allem, wenn einzelne Gruppen geografisch verteilt arbeiten und sich später im Laufe des Projekts nicht häufig sehen werden. Eine Kick-Off Veranstaltung stärkt durch den persönlichen Kontakt und die gemeinsame Einstimmung der Mitarbeiter auf die Aufgaben den Zusammenhalt im Team.

Motivation

Neben dem stärkeren Zusammenhalt ist ein weiterer Effekt von Kick-Off Meetings die höhere Motivation aller Beteiligten. Der symbolische Startschuss für das Projekt und die Möglichkeit, sich gemeinsam in dessen Gestaltung einzubringen, sind ideal, um sich im Team auf die anstehenden Ziele einzuschwören.

Planung

Das Kick-Off Meeting ist der erste Schritt in die Aktivphase eines neuen Projekts und bringt Mitarbeiter, Verantwortliche und Auftraggeber zusammen an einen Tisch. Entsprechend kann ein solches Treffen sehr produktiv und kreativ ablaufen und bereits erste Erkenntnisse zur Strategie, internen Abläufen und möglichen Teilphasen eines Auftrags liefern.  

Wie ist der Ablauf eines Kick-Off Meetings?

Ein Kick-Off Meeting kann eine enorme symbolische Bedeutung für den weiteren Verlauf eines Projektes haben. Laufen schon bei der ersten Besprechung Dinge schief, sind die Teilnehmer unvorbereitet oder besteht eine unangenehme Stimmung, so kann dabei leicht der Eindruck entstehen, dass das Projekt genauso weitergehen wird. Und das, bevor es überhaupt begonnen hat!

Aus diesem Grund sind eine sorgfältige Planung und Vorbereitung sowie eine klare Rollenverteilung bei den Teilnehmern wichtige Komponenten für den Ablauf eines Kick-Off Meetings. Dieser lässt sich grob in drei Phasen unterteilen:

  1. Vorbereitung

Zur Vorbereitung gehören all jene Schritte, die das grundsätzliche Programm und Vorgehen beim Kick-Off-Meeting betreffen. Dazu gehören:

  • Auswahl aller Beteiligten (vom Projektleiter über Projektmitarbeiter bis zu Entscheidungsträgern und Auftraggebern) sowie Verteilung von deren Rollen;
  • Das Festlegen einer Agenda für das Treffen;
  • Planung des Meetings hinsichtlich Zeit, Ort und Räumlichkeiten;
  • Erstellung notwendiger Materialien und Unterlagen für die Teilnehmer;
  • Veranstaltung eines internen Treffens vor dem eigentlichen Kick-Off-Meetings, um alle wichtigen Fakten rund um den Kunden und das Projekt zusammengetragen sowie alle relevanten Fragen geklärt werden.  

2. Meeting

Am großen Tag des Kick-Off-Meetings gilt vor allem eines – Agenda, Agenda, Agenda. Halten Sie sich bei der Umsetzung der Veranstaltung an die zeitlichen und inhaltlichen Abläufe, die Sie zuvor so detailliert geplant haben.

Nicht nur die allgemeine Länge des Meetings sollte festgelegt sein, sondern auch die Dauer der einzelnen thematischen Abschnitte. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Aspekte angesprochen werden und ein intensiveres Fokussieren auf einzelne Themen in der eigentlichen Projektarbeit erfolgt. Das vermeidet unnötige Verzögerungen und sorgt für eine klare Struktur.  

Generelle Ziele, die Sie beim Ablauf eines Kick-Off-Meetings verfolgen sollten, sind:

  • Ein Kennenlernen aller Beteiligten;
  • Ein Einstimmen auf das bevorstehende Projekt und dessen Hintergründe;
  • Das Vorstellen des Projektplans, der Vorgehensweise und wichtiger To-Dos;
  • Das Klären erster offener Fragen und Zuständigkeiten.

3. Nachbereitung

Nachdem sich in dem Kick-Off-Meeting alle Beteiligten kennengelernt und einen ersten Eindruck von der gemeinsamen Arbeit am Projekt gewonnen haben, sollten Sie die Ergebnisse des Treffens festhalten und aufarbeiten. Das kann zum Beispiel in Form von einem kurzen Report für alle Teilnehmer erfolgen, der neben den wichtigsten Informationen auch die Motivation und Stimmung in Erinnerung hält.

Zeitgleich bietet sich an, jene Abschnitte des Meetings zu rekapitulieren, die weiterführende Fragen oder Probleme aufgeworfen haben. So können Sie deren Klärung Sie im weiteren Projektverlauf forcieren und von Beginn an für eine organisierte und dadurch möglichst reibungslose Zusammenarbeit an den gemeinsamen Aufgaben sorgen.

Was macht Kick-Off-Meetings erfolgreich?

So wie jedes Projekt seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich bringt, so gibt es auch kein Universalrezept für ein wirklich erfolgreiches Kick-Off-Meeting. Denn neben einer noch so gründlichen Planung gibt es eine Variable, die den Ablauf eines solchen Treffens maßgeblich beeinflussen kann: die menschliche Komponente.

Sie können die Abschnitte Ihres Kick-Off-Meetings noch so minutiös timen und Handouts noch so liebevoll gestalten; wenn die Chemie zwischen den Beteiligten bzw. zwischen Ihnen und dem Kunden nicht stimmt, dann hemmt das einen positiven Start ins Projekt auf jeden Fall.

Natürlich gibt es für Sympathien und harmonische Teamarbeit keine Garantien. Aber es gibt kreative Lösungen, die eine produktive Zusammenarbeit und Motivation der Beteiligten wesentlich fördern können. Drei davon möchten wir Ihnen als spielerische Ideen für Kick-Off-Meetings vorstellen, mit denen Sie Ihrem Projekt einen positiven Start ermöglichen können.

Corporate Games als Ice-Breaker

Bei einem Kick-Off-Meeting geht es neben der ersten Arbeit an Projektinhalten hauptsächlich darum, dass sich alle Beteiligten kennenlernen und beschnuppern können. Häufig treffen zwischen Auftraggebern, Kunden, Mitarbeitern und anderen Entscheidungsträgern neue Gesichter aufeinander, die fortan gemeinsam bzw. koordiniert an neuen Aufgaben mitwirken sollen.

An dieser Stelle kann es für den Erfolg Ihres Kick-Off-Meetings entscheidend sein, alle Teilnehmer abzuholen, aufeinander einzuschwören und sozusagen in das Projekt mitzunehmen. Das Ziel sind positive gemeinsame Erlebnisse und effektive Kommunikation, denn die schaffen Vertrauen und Motivation.

Was läge also näher, als alle Beteiligten von Anfang an mit einer Aktivität einzuschwören, die Teamarbeit, Kommunikation und Wow-Effekt verknüpft? Corporate Games haben diese Eigenschaften und eignen sich dadurch als ideale Ice-Breaker für Ihr Kick-Off-Meeting. Die Inhalte dieser Serious Games lassen sich individuell anpassen und für verschiedene Einsatzmöglichkeiten adaptieren. Lassen Sie zum Beispiel Ihre Teilnehmer in einer spaßigen Quiz-Show über Projektfragen rätseln oder entdecken Sie bei einem mobilen Live Escape Game, wer als Team besonders harmoniert.   

Schneeballschlacht für den Stimmungswechsel

Kreative Firmen fragen bei Ihren Kick-Off-Meetings gern einmal die Stimmung und Erwartungen der Teilnehmer live ab und tragen sie in Live-Umfragen zusammen. Auch wenn das bereits für einen außergewöhnlichen Einstieg in die Veranstaltung sorgt, können Sie sogar noch einen Schritt weitergehen.

Sogenannte dynamische Eisbrecher-Methoden sorgen dafür, dass sich die Atmosphäre im Raum in wenigen Augenblicken verändern kann. Eventuell hemmende Stimmungen wie Zurückhaltung, Skepsis oder gar Langeweile verwandeln sich so in positive Emotionen.

Eine solche Methode ist die Schneeballschlacht, die vom niederländischen Meeting Designer Eric de Groot inspiriert wurde. Dabei sollen Teilnehmer ein Blatt Papier zu einem Ball knüllen und auf Kommando ein bestimmtes Ziel damit bewerfen. Darauf können zum Beispiel Fragen, Sorgen, persönliche Herausforderungen oder einfach nur das unbeliebteste Gericht stehen. Der Effekt wird erstaunlich sein. Der ungewöhnliche Einstieg lockert nicht nur die Stimmung aller, sondern sorgt zudem auch für jede Menge Energie im Raum.

Kreative Präsentationen

Es gibt leider keine genauen Zahlen darüber, wie viele Sitzungsteilnehmer in den vergangenen Jahrzehnten bei trockenen Powerpoint-Präsentationen mit dem Sekundenschlaf gekämpft haben. Sicher ist: es waren sehr viele.

Machen Sie Ihr Kick-Off-Meeting und damit auch Ihr Projekt unvergesslich, indem Sie völlig neue und möglichst kreative Ansätze für die Präsentation Ihrer Informationen nutzen. Stellen Sie Teammitglieder und deren Fähigkeiten in witzigen Videobotschaften vor oder spielen Sie “Wahrheit oder Lüge” mit Fragen rund um das anstehende Projekt. Die spielerischen Komponenten wecken das Kind in uns und sorgen dafür, dass wir nicht nur involvierter sind, sondern uns zudem interessante Fakten nachhaltiger merken.

Ideen für Kick-Off-Meetings – Spielerisch zum Ziel

Die eben genannten Ideen für Kick-Off-Meetings sind natürlich nur einige Beispiele von vielen. Sie haben es in der Hand, aus Ihrer Einführungsveranstaltung den richtigen Start für ein Projekt zu machen.  

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!

Finden Sie bei uns zahlreiche Tipps und Informationen zu allen Bereichen des Teambuildings, spielbasierten Team Trainings und Incentive Reisen.

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