7 Geheimnisse guter Kommunikation, die Kommunikationsexperten im Schlaf beherrschen

Gibt es in Ihrer Firma auch so einen?

So einen Mitarbeiter oder Vorgesetzten, mit dem es einfach Spaß macht, zu kommunizieren und der deswegen den Respekt aller anderen genießt? Bei dem Sie immer fundierten Rat erhalten, sich im Gespräch wohl und wertgeschätzt fühlen und stets motiviert aus der Situation gehen?

Wir sprechen hier von einem Kommunikationsexperten. Jemandem, der die Regeln guter Kommunikation im Schlaf beherrscht und entsprechend erfolgreich durch Alltag und Arbeitsleben zieht. Denn solche Personen wirken nicht nur wie eine Art Magnet auf Mitarbeiter, sondern auch auf beruflichen Erfolg.  

Gute, also effektive Kommunikation wirkt förderlich auf zwischenmenschliche Beziehungen, steigert dadurch die Leistungsbereitschaft, verhindert Missverständnisse und stärkt so die Zusammenarbeit im Team. Mit Hilfe der richtigen Worte und des richtigen Auftretens können vielerlei Ziele wesentlich schneller erreicht werden.  

Nun ist der Moment gekommen, an dem Sie aus dem Schatten der Bewunderung treten und selbst ein solcher Kommunikationsexperte werden können. Sicherlich bedarf es dazu einiger Übung und Expertise, aber die folgenden 7 Geheimnisse guter Kommunikation sind ein bedeutender Anfang:

 

Hören Sie mehr zu, als dass Sie sprechen

Rufen Sie sich einmal ein fachliches oder gar persönliches Gespräch in Erinnerung, an dem Sie sehr interessiert waren und sich auf einen anregenden Diskurs gefreut haben, diesen aber nicht in die Tat umsetzen konnten, weil Ihr Gegenüber ununterbrochen sprach. Ein Gespräch, bei dem Sie das Gefühl hatten, Ihr Gesprächspartner konnte das Ende Ihrer Rede kaum erwarten, um wieder bei seinen eigenen Punkten anzusetzen. Das kann sehr frustrierend wirken, nicht wahr?

Bei guter Kommunikation kommt es, entgegen der weitläufigen Meinung, nicht allein auf den Redeanteil einer Person an. Stattdessen spielt nonverbale Kommunikation eine genauso wichtige Rolle. Eine der wichtigsten Fähigkeiten ist dabei das aktive Zuhören. Mit aktiv ist gemeint, dass Sie sich nicht nur von den Worten eines Gesprächspartners berieseln lassen, sondern diesen bewusst und konzentriert lauschen. Denn dies hat gleich mehrere Vorteile.

Zunächst erfahren Sie nur über das aktive Zuhören wertvolle Informationen, die für das Gespräch von entscheidender Bedeutung sein können. Sie können diese in Relation zu Vorkenntnissen setzen, zwischen den Zeilen lesen oder gar direkt in die laufende Unterhaltung einbinden und nutzen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Geschäftspartner über neue Trends auf dem Online-Markt sprechen, kann Ihnen aktives Zuhören wertvolle Einblicke in den Kenntnisstand Ihres Gegenübers liefern. Das schafft zum einen eine gemeinsame Basis für das Gespräch und reduziert die Gefahr von Missverständnissen, zum anderen verhilft es Ihnen zu neuen Informationen.

Dieses neue Wissen können Sie ebenso vorteilhaft direkt im Gespräch einsetzen. Durch Zuhören erfahren Sie mehr über die Haltung, Emotionen und Gedanken Ihres Gesprächspartners zu einem bestimmten Thema. Entsprechend können Sie anschließend Ihre eigene Kommunikation darauf ausrichten. Erzählt Ihnen zum Beispiel Ihr Gegenüber von seiner Enttäuschung über ein gescheitertes Projekt in der vorhergehenden Woche, so können Sie Ihre eigenen Erfolgsberichte hinten anstellen und stattdessen auf seine Sorgen eingehen.

Denn der wichtigste Vorteil des aktiven Zuhörens ist, dass Sie damit Empathie ausstrahlen. Ihr Gesprächspartner wird sich im Gespräch mit Ihnen wesentlich wohler und verstanden fühlen, was zu einem positiven und aufgeschlossenem Verlauf der Interaktion beiträgt. Es zeigt ihrem Gegenüber, dass seine Meinung zählt und er wertgeschätzt wird. Diese Botschaften sind vor allem in der Teamarbeit sehr hilfreich. Es zeichnet Sie also als ein großes Kommunikationstalent aus, wenn Sie in der Lage sind, richtig zuzuhören und auf den anderen einzugehen.

 

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Gegenüber richtig verstehen

Einhergehend mit dem eben Genannten ist es essentiell für ein Gespräch, dass Sie das Gesagte von Ihrem Gesprächspartner auch wirklich verstehen. Dies ist von zwei Faktoren abhängig.

Erstens sollten Sie, wie zuvor erwähnt, aktives Zuhören praktizieren. Denken Sie nicht während der Rede Ihres Gegenübers schon über Ihre eigene Antwort nach! Das lenkt Ihre gesamte Aufmerksamkeit auf Sie selbst und nicht auf den Gegenstand des Gesprächs. Üben Sie stattdessen, sich ausschließlich auf das Gesagte zu fokussieren. Haken Sie, wenn nötig, nach oder bitten Sie die andere Person, sich zu wiederholen. So stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen aufgreifen.  

Zweitens sollten Sie anschließend bei bedeutenden Details überprüfen, ob Sie diese richtig verstanden haben. Das gelingt am einfachsten, indem Sie einen bestimmten Sachverhalt mit eigenen Worten zusammenfassen und ihn noch einmal mit dem Gesprächspartner teilen, zum Beispiel so: “Also XY, verstehe ich richtig, dass Sie personelle Unterstützung bei dem Projekt XY benötigen, um es rechtzeitig bis zum geplanten Datum fertigzustellen?” Achten Sie darauf, bei solchen Wiederholungen keinerlei Wertung auf das Gesagte zu legen. Es geht lediglich darum, gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner sicherzustellen, dass Sie das Gesagte richtig verstanden haben. Erst dann reagieren Sie.

Starten Sie ein Gespräch mit Vertrauen, nicht mit Eile

Wenn sich ein Kommunikationsexperte an eine andere Person wendet, so nimmt er sich dafür Zeit. Sie würden dabei niemals Sätze hören wie “Hallo XY, ich muss mit Ihnen dringend über das Projekt letzter Woche sprechen”. Dies wäre zwar ein sehr effektiver Einstieg, bei dem keine Zeit verloren wird, allerdings trägt diese Eile auch nicht unmittelbar zum Vertrauensverhältnis zwischen den beiden Dialogpartnern bei.

Besser wäre es stattdessen, zunächst einen freundlichen und interessierten Start in das Gespräch zu suchen. Sie können Ihren Gesprächspartner zum Beispiel zunächst fragen, wie es ihm geht, wie sein letztes Wochenende oder sein letzter Urlaub war und wie aktuell die Arbeit an einem bestimmten Projekt läuft. Auch wenn Small Talk – meist zu Unrecht – den Ruf genießt, oberflächlich zu sein, kann er für einen Einstieg in ein berufliches oder persönliches Gespräch vorteilhaft sein. Sie lenken dadurch den Fokus zunächst auf Ihr Gegenüber, das durch das Interesse an seiner Person wesentlich positiver eingestellt sein wird, als bei einem kalten, unpersönlichen Start.

 

Sie sollten wissen, worüber Sie sprechen

Sie möchten sich für Ihre Expertise den Respekt Ihrer Kollegen verdienen? Dann müssen Sie sich diese auch aneignen! Sammeln Sie alles an notwendigem Wissen, Einsichten und vorausschauendem Denken, dass speziell für Ihr Tätigkeitsfeld von Bedeutung ist. Bilden Sie sich stets weiter, zeigen Sie Neugier gegenüber dem Unbekannten und seien Sie aufgeschlossen, dazuzulernen.

Denn Ihre Kollegen beeindrucken Sie nicht dadurch, dass Sie bei fachlichen Fragen nicht Bescheid wissen. Sie können Ihr Vertrauen gewinnen, indem Sie umfassend informiert sind und dieses Wissen auch verständlich weitergeben können. Wahre Expertise wird stets respektiert und Sie werden bemerken, wie Kollegen Sie für Ihren Rat und den Wert, den Sie zu Gesprächen beitragen, schätzen.

Und sollten Sie einmal tatsächlich nicht über etwas Bescheid wissen: Seien Sie ehrlich! Nichts ist schlimmer, als Kenntnis vorzutäuschen und dann im Laufe eines Gespräches als vollkommen unwissend entlarvt zu werden. Sagen Sie Ihrem Gegenüber lieber direkt, dass Sie von einem bestimmten Sachverhalt keine Ahnung haben, aber gern bereit sind, von ihm mehr darüber zu erfahren.

 

Seien Sie klar und direkt

Gerade bei fachlichen oder gar technischen Themen neigen Experten ihres Gebiets meist dazu, bei ihrem Gesprächspartner Fachwissen vorauszusetzen und so Sachverhalte viel zu kompliziert und ausschweifend zu erklären. Häufig blicken diese dann bei Ihrem Gegenüber in interessierte Gesichter, in den Köpfen selbst aber leuchten große Fragezeichen auf. Im schlimmsten Fall verliert der Gesprächspartner sogar komplett den Faden.

Bei guter Kommunikation sagt man genau das richtige – nicht zu viel, nicht zu wenig und nicht zu komplex. Versuchen Sie, Ihr Anliegen mit so wenigen Worten wie möglich vorzutragen, ohne dabei aber entscheidende Informationen auszulassen. Die berühmten “W-Fragen” – Wer, Was, Wie, Wann, Wo, Warum – sollten im Laufe des Gesprächs natürlich beantwortet werden. Sollte das aber zu ausschweifend geraten, wird die andere Person entweder gedanklich abschweifen oder aber nicht nachvollziehen können, worauf Sie eigentlich hinauswollen.

Ein wichtiger Aspekt bei komplexen und technischen Themen ist, diese mit einfachen Worten zu erklären. Eine beliebte Technik ist, ausgedrückt im Internetslang, Eli5. Das bedeutet “Explain like I’m 5 (years old)„, also “Erkläre es mir, als wäre ich 5 Jahre alt”. Die Botschaft dahinter ist, komplizierte Sachverhalte herunter zu brechen und sie so zu erklären, dass auch Personen ohne Vorwissen sie verstehen können.     

 

Achten Sie auf Ihre nonverbale Kommunikation und die Ihres Gesprächspartners

Körpersprache ist ein sehr wichtiger Bestandteil guter Kommunikation. Denn auch wenn wir einmal nicht sprechen, so senden wir dennoch unserem Gegenüber Signale. Unsere Mimik, Gestik und Körperhaltung vermittelt teilweise sogar noch deutlichere Botschaften, als es unsere Worte jemals könnten. Wenn Sie mit einem Kollegen über ein Projekt sprechen und dieser mit verschränkten Armen und zusammengekniffenen Augenbrauen lauscht, so können Sie daraus eine tendenziell eher negative Haltung zum Thema ableiten. Vielleicht ist er skeptisch, vielleicht auch nur übermäßig konzentriert – aber er ist nicht aufgeschlossen.

Entsprechend wird auch Ihre nonverbale Kommunikation von Ihrem Gegenüber wahrgenommen, weshalb Sie besonderen Wert auf Ihre eigene Haltung legen sollten. Verschränken Sie in Gesprächen weder Arme noch Beine, reden Sie in einer angenehmen und angemessenen Lautstärke und achten Sie auf eine offene, freundliche Ausstrahlung. All diese Faktoren werden Ihrem Gegenüber positive Signale senden und entsprechend auch zu einem vorteilhaften Verlauf des Gesprächs beitragen.

Sicher benötigt die aktive Beeinflussung der eigenen Körpersprache anfangs Übung und Geduld. Gerade unbewusste Gewohnheiten wie häufiges Räuspern, gebeugte Körperhaltung oder nervöses Spielen mit Gegenständen sind anfangs schwer abzulegen. Aber der Aufwand lohnt sich! De facto bevorzugen wahre Kommunikationsexperten gerade wegen der nonverbalen Kommunikation persönliche Gespräche. Denn so können sie ehrliche Informationen über die Haltung Ihres Gesprächspartners sammeln und selbst bewusst positiv auf ihr Gegenüber wirken. Moderne Mittel der Kommunikation wie das Telefon, die E-mail oder die Textnachricht können diese Vorteile nicht bieten.

 

Denken Sie nach, bevor Sie sprechen

Dieser Ratschlag ist hat zwei verschiedene Auslegungsmöglichkeiten:

Erstens sollten Sie niemals unüberlegt drauf losreden. Beherzigen Sie die zuvor genannten Ratschläge für gute Kommunikation – informieren Sie sich, hören Sie gut zu, schätzen Sie die Haltung und Gedanken Ihres Gegenübers ein. All das wird Ihnen dabei helfen, für Ihr Anliegen die passenden Worte zu finden. Wer sich stattdessen unvorbereitet und unaufmerksam in wichtige Gespräche begibt, der riskiert, das Falsche zu sagen oder unangemessen zu reagieren.

 

Zweitens ist dieser Rat auch im übergreifenden Sinne gemeint. Sind Sie mit etwas nicht einverstanden, ungehalten wegen einer Aussage oder gar wütend, so sollten Sie diesen Gefühle nicht unbedacht freien Raum lassen. Sie sind der Verantwortliche für Ihre eigenen Emotionen. Bleiben Sie sachlich und formulieren Sie möglichst aus Ihrer eigenen Perspektive wie beispielsweise “Es hat mich etwas verwundert, dass Sie der Meinung sind…”

 

Ganz besonders wichtig ist diese Bedachtheit bei wichtigen Entscheidungen, Mitteilungen und starken negativen Gefühlen. Möchten Sie jemandem Kritik mitteilen oder über negative Gefühle sprechen, so warten Sie damit – sofern möglich – besser bis zum nächsten Tag. Sind Ihre Absichten dann immer noch unverändert, so sollten Sie es auch wirklich umsetzen. Sollten sich Ihre Intentionen allerdings ändern und Sie sich gar nicht mehr danach fühlen, so wäre es vermutlich eine falsche Entscheidung gewesen, direkt darüber zu sprechen.

 

Das Nachdenken vor dem Sprechen ist eine oftmals unterschätzte, aber sehr wichtige Eigenschaft guter Kommunikation. Tatsächlich werden Ihre Worte wesentlich durchdachter und aussagekräftiger erscheinen, wenn Sie sie zuvor einige Zeit in Ihrem Geist reifen lassen. Noch dazu werden Sie in der Zeit moderner Kommunikation, in der an jeder Stelle augenblickliche Antworten und Reaktionen gefragt sind, für Ihre durchdachten und bedeutenden Aussagen geschätzt werden.  

Das waren Sie, unsere 7 Geheimnisse guter Kommunikation. Bei richtiger Anwendung werden Sie überrascht sein, wie stark diese Ratschläge den Verlauf Ihrer zukünftigen Gespräche verändern werden.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!